Hotline: 19001769

Kiểm soát tài khoản

Tính minh bạch trong việc kiểm soát tài khoản là yếu tố then chốt để quản lý chuyên nghiệp, tránh các tranh chấp, kiện cáo cũng như ngăn chặn các nguy cơ dẫn đến tham nhũng. Nhằm đảm bảo cụ thể hóa mọi yếu tố tài chính, Công ty quản lý hay Ban quản trị nên tuân thủ một số các nguyên tắc dưới đây:

  • Sử dụng hệ thống tiền mặt tạm ứng khi mua hàng hóa có giá trị nhỏ;
  • Ban hành biên lai chính thức sau khi thu phí quản lý hoặc các khoản thanh toán khác;
  • Mở một tài khoản ngân hàng có trả lãi theo tên của Ban quản trị để sử dụng cho các công việc liên quan đến quản lý tòa nhà;
  • Séc hoặc biên lai rút tiền chỉ có giá trị khi có chữ ký đồng thời của thủ quỹ và của ít nhất một thành viên có thẩm quyền;
  • Thủ quỹ phải lưu giữ tất cả các báo cáo ngân hàng, sổ sách và sổ chi theo đúng mục đích;
  • Các khoản thu, chi hàng tháng cần được ghi chép và sắp xếp rõ ràng;
  • Phân loại và sắp xếp biên lai theo thứ tự và lưu trữ ít nhất là 6 năm;
  • Dán bản sao tóm tắt thu nhập và chi tiêu của Ban quản trị ở vị trí nổi bật trong tòa nhà, ít nhất là 3 tháng một lần, mỗi lần dán thông báo kéo dài ít nhất là 07 ngày liên tiếp;
  • Chậm nhất là 15 tháng sau ngày đăng ký thành lập Ban quản trị, Ban quản lý có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính, và hàng năm phải chuẩn bị báo cáo tài chính (báo cáo này sẽ được kiểm toán nếu chung cư có trên 50 căn hộ) cùng với báo cáo của kế toán (nếu có), để đưa ra trước Hội nghị thường niên của Nhà chung cư.